Beachen mit dem VolleyballFREAK 2017 – von der Idee bis zum Turnier!

Wenn ich mich an das 1. August Wochenende 2017 zurück erinnere, habe ich immer noch ein Grinsen auf dem Gesicht. Warum? Das erfahrt ihr im folgenden Blogpost!

Außerdem erwarten euch einige Tipps rund um die Organistation eines Turniers.

Alles begann ein Jahr zuvor im August 2016. Ich hatte mal wieder für meinen alten Verein Kölledaer SV 1990 e.V. und meinen aktuellen Verein TVA Hürth Volleyball die Beachturniere geleitet. Alle Turniere waren wie in den Jahren zu vor komplett ausgebucht. Daher stellte ich mir die Frage: “Kann dies auch für VolleyballFREAK funktioneren?”.

Wenn sich so ein Gedanke dann einmal in meinen Kopf festgesetzt hat, lässt er mich nicht mehr los. Ich sprach mit verschiedenen Freunden über den Plan und bekam durchweg positive Resonanz.

Die Planung des Turnier

Im Januar ging es an die Planung. Zuerst musste eine passende Beachanlage gefunden werden. Sie sollte möglichst viele Felder haben aber auch bezahlbar sein. Der Termin sollte irgendwann zwischen Juni und August liegen. Der Verfügbarkeit sollte über 2 Tage gehen, damit sich die Anreise auch für Teams von weiter weg lohnt. Eine Party am Samstag abend und Frühstück am Sonntag sollte das Gesamtpaket abrunden.

Letztlich wurde es zum Glück der Beachpark Cologne, welcher in Köln aktuell die größte Beachanlage mit 8 Feldern ist.

Beachpark Cologne

Der nächste Schritt ist die Sponsorensuche. Überlegt euch welche Zielgruppe, welche Eigenschaften sie haben und welche Leistungen ihr den Sponsoren diesbezüglich anbieten könnt. Schaut z.B. wie ihr die Produkte der Sponsoren mit den Beachvolleyball verknüpfen könnt. Je kreativer ihr seid, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eure Anfrage nicht gleich im digitalen Papierkorb verschwindet.

Am Ende war es kein Zufall, dass volleyballdirekt.de (Onlineshop für Volleyballer), Fruiton (Lieferant für Obst ins Büro) und Eucerin ( u.a. Spezialist für Sonnencreme) als Sponsoren angebissen haben.

Natürlich hatte ich es durch VolleyballFREAK gefühlt einfacher, als wenn ich für meinen Verein auf Sponsorensuche gehen. Die mögliche Reichweite über meine Volleyballseite ist um ein vielfaches höher.

Einladung zum Turnier

Als der Ort, das Datum und die ersten Sponsoren feststanden, ging es ans eingemachte. Die Einladungen und die Anmeldeseite wurde fertig gemacht. Ende März ging alles online. Generell solltet ihr schauen, dass die Einladungen 3-6 Monate vor dem Event raus gehen und ab da immer wieder bewerbt.

Turnerauschreibung verteilen – feuerfrei aus allen Rohren

Viel hilft viel. Oft wird dieses Prinzip verpönt, aber ich habe festgestellt, dass bei Einladungen dieses Prinzip super funktioniert. Die folgenden Varianten solltet ihr nutzen:

• erzählt Volleyballfreunden vom Event

• platziert die Ausschreibung auf einschlägigen Volleyballturnierseiten

• druckt die Einladung aus und hängt sie an Volleyballhotspots und Beachfeldern auf

• nutzt Mailverteiler (z.B. an Teilnehmer aus dem Vorjahr)

• erstellt eine Veranstaltung auf Facebook und ladet die Freunde ein

• Facebookgruppen für Volleyball und Beachvolleyball ( ich habe 1x pro Monat die Einladung gepostet)

• Einladung/Veranstaltung auf Pinnwänden von Volleyballvereinen platzieren

• Fanpageddministratoren von Volleyballteams fragen, ob sie Veranstaltungen teilen

• Gästebücher von Vereinen nutzen

Bekanntmachen der Einladung in Volleyball-Facebookgruppen.

Erste Anmeldungen flattern ein – und nun?

Mit jeder Anmeldung, die über das Onlineformular reinflatterte, stieg meine Motivation. Gleichzeitig zeigten sie mir, dass ich den richtigen Weg eingeschlagen hatte.

Transparenz ist wichtig

Ich lernte schnell wie wichtig Tranzparenz bei der Turnierorganisation ist. Das gilt auch bei den Anmeldungen. Das bedeutete zwar einiges an Arbeit, aber gibt allen Seiten ein sicheres Gefühl. Was heißt das konkret?

Wenn die Anmeldungen rein kommt, bestätigt ihr den Teilnehmern den Eingang. Da ich für das Turnier wegen Shirts und Beachanlage etc. in Vorkasse gegangen bin, habe ich die Startgebühr vorher eingezogen. Den Geldeingang habe ich jedem Team separat bestätigt. Stellt klar, dass eine Meldung nur nach Geldeingang gültig wird. Das gehört in die Turnierausschreibung. Ich hatte 3 Teams, welche sich sehr früh angemeldet hatten, aber nie bezahlt hatten. Als das Turnier nun 2 Wochen vor Start voll wurde, fiel ihnen ein, dass sie etwas bessere zu tun hatten. Mein Turnier war am Ende trotzdem voll, daher war es nicht weiter schlimm.

Transparenz schafft ihr auch, wenn ihr die Namen der angemeldeten Teams veröffentlicht. Turnierteilnehmer und Interessenten lieben es in den Anmeldelisten zu stöbern. Gleichzeitig kann bei begrenzten Startplätzen das Verknappungsprinzip echte Wunder wirken und das Turnier schneller voll werden lassen.

Noch 1 Monat bis zum Turnier

In diesen Zeitraum kommt es zum Feinschliff der Orgaarbeiten.

In der Turnierauschreibung waren u.a. Playershirts aufgeführt. Ca. 1,5 Wochen vor dem Turnierstart war hierfür die Bestellfrist. Da zu diesem Zeitpunkt das Turnier noch nicht voll war, musste ich einige Shirts auf Verdacht bestellen. Zudem habe ich von jeder Größe noch 1 Shirt zum tauschen mehr bestellt. Es ging zwar nicht 100%ig auf. Am Ende konnten aber alle Teams zufrieden gestellt werden.

Im Monat vor dem Turnier habe ich zudem angefangen noch Checklisten für das Turnier erstellt:

• Einkaufslisten

• Equipmentliste für Turniertag

• ToDo’s Tage vor dem Turnier

• ToDo’s vor der Anmeldung bzw. Technical Meeting

Das Onlinetool Trello war dabei ein große Hilfe. Durch die App konnte ich tagsüber immer wieder Ideen direkt in die Listen einpflegen und erledigte Punkte abhaken.

Mein Trello Board für die Turnierorga!

Eine Woche vor dem Turnier ging es in die heiße Phase. Die Orgamail an Teilnehmer wurde versendet. Die Woche war für mich zugleich am aufwendigsten. Ich erinnere mich z. B. an einen Abend, wo ich ca. 30 Mails von 19 bis 23 Uhr geschrieben habe.

Die Shirts und Preise von Volleybaldirekt kamen pünktlich an. Gefühlte 10 Pakete von Eucerin mit der Sonnencreme standen eines Abends vor meiner Tür. Kleine Anekdote: Sie waren adressiert an “Beachvolleyball Agentur, Steffen Probst ….” 🙂

Am Freitag vor dem Turnier habe ich mir vorsorglich Urlaub genommen, da an diesem Tag die letzten Aufgaben erledigt werden mussten. Der Bilderrahmen für die Teamfotos, das Obst + Aufsteller von Fruiton und die Musikanlage mussten abgeholt werden. Hinzu kam der Einkauf für das Frühstück am Sonntag und kleinere Dinge wie Gaffertape, Kabelbinder usw. Dank der Checklisten war aber alles kein Problem und konnte zügig abgearbeitet werden.

Wenn sich die Puzzlestücke langsam zusammensetzen, steigt zugleich die Vorfreude auf das Turnier.

Am Freitag abend kam meine gute Freundin Cathleen aus Frankfurt, die mich bei der Turnierorga unterstützen wollte. Außerdem beherbergte ich noch einen Beachkumpel Basti aus Lüneburg mit seiner Beachpartnerin.

Bei Bier, Rum-Cola und ein paar Volleyballgeschichten liesen wir den Freitag abend auf meinem Balkon ausklingen.

2 tolle aber anstrengende Tage

Samstag klingelte der Wecker um 6:30 Uhr. Beim Blick aus dem Fenster bekam ich erstmal einen Schreck. Es schüttete wie aus Eimer. “Optimale Voraussetzungen für mein Turnier” dachte ich ironisch :-/.

Aber es half nichts. Also schnell die Sachen ins Auto gepackt und los ging es.

Pünktlich 8 Uhr erreichten wir dann die Anlage. Zusammen mit meinen anderen Helfer Danica, Thorben und Gaeli luden wir aus. Ein Blick in die Checkliste für den Samstag morgen half, Aufgaben schnell zu verteilen, damit die Anmeldung zeitnahe beginnen konnte. Toll fand ich, dass auch andere Teams, welche bereits anwesend waren, mit angepackt haben, obwohl sie eigentlich nichts mit der Orga zutun hatten. An dieser Stelle an euch auch mal einen großes Dankeschön.

Die Playershirts warten auf ihre Spieler.

Leider regnete es immer bis kurz vor den Spielen immer noch. Daher knuppelte es sich alles unter dem Dach der Beachbar, wo ich die Orgasachen und die Anmeldung aufgebaut hatte. Damit fiel dann auch, dass geplante Gruppenfoto sprichwörtlich ins Wasser. Ich hatte mir hierzu ein par lustige Ideen einfallen lassen.

Um 9:30 hieß es dann Augen zu und durch. Im Technical Meeting begrüßte ich die 128 Beacher und gab Instruktionen zu den Örtlichkeiten, dem Modus und klärte die Spielballfrage. Zudem erklärte ich, dass wir ohne Schiedsrichter spielen. Für die Ansprache empfiehlt es sich voher ein paar Notizen zu machen, damit habt ihr einen roten Faden und es werden keine wichtigen Infos vergessen werden. Sonst stellt fast jeder der Teilnehmer im Nachhinein einzeln die gleichen Fragen. 😀

Dann konnten die Spiele endlich starten.

Endlich geht’s los!

Nach Plan kann jeder x-D

Es wäre aber Langweilig, wenn immer alles glatt läuf. Bei der Anmeldung hatten wir 64 Teams als anwesend abgehakt und auch entsprechend Shirts rausgegeben. Mit Beginn der Spiele rief ich die Teams auf die frei werdenden Felder. Aber 1 Team fehlte plötzlich. Selbt nach gefühlt 1 Stunde tauchte es nicht mehr auf. Es hatte sich aber auch keiner mehr abgemeldet und per Telefon konnte ich es auch nicht mehr erreichen.

Kein Problem, dann wurde dafür ein Freilos eingeführt und die Teams gewannen automatisch 21:15. Warum genau das Ergebnis? Beim Schweizer System, wie ich es organisiere, kommt es auf die Siege und die kleinen Punkte an. Da würde ein 21:0 oder 21:10 das Bild zu sehr verzehren.

Da die Wartezeiten für Teams mit Freilos sehr lang sein können, empfiehlt es sich die Teams trotzdem einen Satz gegen ein anderes Team spielen zu lassen. Natürlich kommt es auch immer drauf an, wieviel Felder man zur Verfügung hat.

Das Checklisten keine 100%ig Sicherheit bieten, zeigte auch die folgende Tatsache. Wir hatten zwar eine Anlage mit 2 Boxen und einem Mikro da. Es fehlte aber leider ein kleiner Adapter um das Mikro anzuschließen. Daher musste ich die ersten Spiele laut schreiend aufrufen. Zum Glück war Samstag und einer meiner Helfer fuhr schnell zum Elektromarkt und besorgte den fehlenden Adapter. Ansonsten hätte ich abends wohl keine Stimmer mehr gehabt. 😀

Finale Beach-WM

Ab 14:30 ergab sich dann ein bizarres Bild auf der Anlage. Die spielfreien Beacher hingen plötzlich gebannt vor ihren Handy und Tablets oder verschwanden bei besten Wetter im weißen Pavillion auf dem kleinen Hügel. Dort hatten wir Beamer mit Laptop und einem Handy mit Tagesflat organisiert um das Beachvolleyballfinale der Damen zwischen unseren Golden Girls Laura Ludwig mit Kira Walkenhorst gegen die Amis zu schauen. Sehr geil, dass es am Ende auch noch mit dem WM-Titel geklappt hat.

Kein Ende in Sicht

Am Samstag haben wir mit 6 Runden zwar nur die Mindestanzahl geschafft, waren aber gegen 19:30 Uhr fertig. Dann gab es die Burger und Freigetränke pro Team. Im Anschluss gingen viele aber direkt wieder auf den Sand und spielten just for fun weiter. Neben normalen Sätzen wurden auch King of the Court und andere lustige Spielvarianten mit Sonderaufgaben gespielt.

Während dessen stimmte Denis mit passender Musik auf die Playersparty ein. Auch hier zeigte sich mal wieder das Beachvolleyballer echte Partybiester sind. Mit einer überragenden Performance von DJ Denis ging es bis in den frühen Morgen. Als Organisator hieß natürlich für mich bis zum Schluß durchhalten. Wie man sieht ist mir das auch gelungen. 😛

Letzter auf der Playersparty!

Wer Party macht, kann früh auch arbeiten…

sagte mein Vater immer zum mir, wenn ich Sonntag morgens zu hause helfen musste. Daher war es für mich kein Problem Sonntags aufzustehen als der Wecker wieder um 7:30 klingelte. Nach und nach trudelten auch meine anderen Helfer ein und bereiteten das Frühstück vor.

Gestärkt von Kaffee, Brötchen und Musli gingen um 9:30 die Spiele in den Double-Out-Bäumen weiter. Diesmal spielte das Wetter mit und bescherte uns einen herrlichen Turniertag. Um halb neun waren dann auch alle Finals durch. Die obligatorische Siegerehrung durfte natürlich auch nicht fehlen! Hier sind die Top 4 aus den 3 Double-Out-Bäumen.

Von allen Teilnehmern bekam ich viel Lob viel tolle Orga. Diese Worte gehen immer runter wie Butter. Natürlich gab es auch ein paar wenige Kritikpunkte.Aber es wäre langweilig, wenn alles reibungslos abläuft.

Abends um 23 Uhr bin ich schließlich kaputt, zufrieden und mit einem Grinsen ins Bett gefallen.

Nachsitzen

Damit war es aber noch nicht getan. Montag mussten die Aufsteller und die Anlage noch zurück gebracht werden, bevor mein Flieger in die USA zu meinen wohlverdienten Roadtrip-Urlaub abhob.

Die Reisezeit im Flieger und während des Roadtrips im Auto habe ich dann genutzt um die unzähigen Bilder zu sichten und diesen Artikel zu schreiben.

Die letzten Aufgabe besteht noch darin sich bei den Sponsoren persönlich per Mail zu bedanken und ein paar Infos über Reichweite usw. zu überimitteln.

Bilder vom Turnier

Auf Facebook findet ihr bereits die Teamfotos und erste Bilder. Noch ein Paar mehr hatte mein guter Kumpel Gregor Bösenberg gemacht. Hier findet ihr meine Top 25 aus seinen Bildern.

Mehr Bilder gibt es unter http://www.harlecino.de/photography/albums/beachen-mit-dem-volleyballfreak-2017-koeln/

Wenn ihr Bilder in höhere Auflösung haben wollt, könnt ihr Gregor direkt eine Mail an mail@harlecino.de schreiben!

Teamfotos kommen auch immer super an. Für den Veranstalter sind sie zugleich eine gute Möglichkeit noch einmal Sponsoren zu präsentieren. Hierzu hatte ich bei anderen Veranstaltungen Fotos mit Bilderrahmen gesehen. Diese Idee hatte ich für mein Turnier auch aufgegriffen. Seht selbst:

Wie geht’s mit Beachen mit dem VolleyballFREAK weiter?

Auch wenn es orgatechnisch eine Menge Arbeit war, hat es gleichzeitig eine Menge Spaß gemacht. Daher werde ich Stand jetzt versuchen, das Event auf jedenfall zu wiederholen. Am besten auch wieder auf der gleichen Anlage. Die Kölner Location ist für das Spielen, die Party und das Zelten super. Gleichzeitig reizt es mich mit dem Event weiter zu wachsen. Ich kann mir beispielsweise vorstellen “Beachen mit dem VolleyballFREAK” in anderen Städten anzubieten. Hierfür brauche ich aber Beachanlagen > 5 Felder. Wenn ihr also welche bei euch in der nähe kennt, lasst es mich Wissen. Dann kann ich sie auch gleich in mein Deutschland-Volleyball-Verzeichnis aufnehmen.

Für nächstes Jahr werde ich versuchen, noch 2-3 Sponsoren mehr an Land zu ziehen, damit jedes Event noch cooler wird.